FÅ MER TID: Mange har travle hverdager, men ekspertene mener det er mye som kan gjøres for å spare på både tid og energi. FOTO NTB Scanpix
FÅ MER TID: Mange har travle hverdager, men ekspertene mener det er mye som kan gjøres for å spare på både tid og energi. FOTO NTB Scanpix
Få mer tid:

Her er triksene som får deg gjennom de travle dagene

Alle har det travelt - men med noen gode grep kan hverdagen bli håndterbar.

SMange av oss har mange baller i lufta og lite tid. Døgnet har bare 24 timer og det er ingen tvil om at det kan føles litt lite i blant, men det er også en del vi kan gjøre for å få mer ut av dem.

- Sløser vi bort tid?

- Ja, masse tid, sier Morten P. Røvik, som er rådgiver og daglig leder i Produktivnorge.

- Jeg har brukt mye tid de siste 12 årene på å prøve finne ut av hvordan vi sløser og jeg har kommet frem til at det kan deles inn i tre hovedområder, forteller han.

De tre er: avbrytelser, mangel på planlegging og prokrastinering.

LES OGSÅ: Bruker du mye tid på selfies?

Eksterne avbrytelser:

Avbrytelsene deles så inn i de eksterne og de interne. Førstnevnte er avbrytelser som gjøres av andre - når noen kommer inn på kontoret ditt for å slå av en prat eller telefonen ringer. Det kan du beskytte deg mot ved å gjøre deg utilgjengelig. Ikke bare vil en avbrytelse ta tid, men du blir sliten og øke faren for feil. Du vil prøve å multitaske, og du blir da sittende og hoppe fra en ting til en annen og tilbake.

- Å multitaske er det dummeste du kan gjøre, mener Røvik.

Psykologen George A. Miller er kjent for «Millers lov», eller «Millers magiske tall» som forteller oss at det er begrenset hvor mange sammensatte ting vi egentlig kan ha i arbeidsminnet på én gang. Hans undersøkelser viste at svaret var mellom fem og ni tanker – syv pluss/minus to.

- Senere har man kommet frem til at det er enda mindre – at vi ikke klarer å huske mer enn fire ting, forteller Røvik.

LES OGSÅ: 5 ting som hjelper deg å nå drømmen

Interne avbrytelser:

Interne avbrytelser er alt som skjer inne i hodet ditt som ikke har noe med oppgaven du holder på med å gjøre. De er mye av grunnen til at du plutselig befinner deg inne på Facebook når du egentlig holdt på med noe helt annet.

- Skriv hodet tomt, er ekspertens råd.

Når du skriver ned alt du skal gjøre har du plassert det et sted utenfor hodet ditt. Du kan legge det fra deg, og kan det frem igjen senere. Når du er ferdig med det du holder på med, tar du frem listen, huker av og begynner på neste oppgave.

LES OGSÅ: Så skadelig er stress i lengden

PLANLEGG: Mangel på planlegging gjør at du fort kan sitte og overfokusere på noe som egentlig er så viktig. FOTO: NTB Scanpix
PLANLEGG: Mangel på planlegging gjør at du fort kan sitte og overfokusere på noe som egentlig er så viktig. FOTO: NTB Scanpix Vis mer

Mangel på planlegging:

Du bør altså få alt du skal gjøre ut av hodet og ned på papiret. Spør deg selv om hvorfor du skal gjøre dette - hva du ønsker å oppnå, og hva som er viktigst. Prioriter bort det som er mindre viktig. Uten en plan ender du opp med å bruke mye tid på helt feil ting.

- Når du ikke planlegger ender du opp med å bare slukke branner, sier Røvik.

Du kan bli sittende å fokusere på helt feil ting, og du ender opp med en hel haug å gjøre senere. Hvor mye av tiden din blir brukt på ting som egentlig ikke er produktivt med tanke på hva som egentlig er dine mål?

- Reflekter over hva som må gjøres, og hva som er viktig, og løft blikket og spør deg om hva du vil oppnå på lang sikt – ikke bare i dag, råder Røvik.

LES OGSÅ: Gjør penger oss lykkelige?

Prokrastinering:

Prokrastinering, eller utsettelsesadferd, er noe de fleste av oss er kjent med, men det er ikke alltid så lett å forstå hvorfor vi utsetter ting vi vet at må gjøres.

- Prokrastinering er når du vet du burde gjort, men du ikke vet hvordan, sier Røvik.

- Det bunner i at du ikke vet hvordan du kommer i gang, og det du gjør da er at du problematiserer det i hodet ditt.

Da blir oppgaven fort tilsynelatende langt større enn den er, og enda lettere å utsette. Istedenfor å sitte og la den vokse seg stor og uoverkommelig bør du først finne ut om det egentlig må gjøres. Er svaret nei kan du legge det bort og begynne på noe annet. Er svaret ja går du videre til neste spørsmål:

- Hva er den første fysiske tingen jeg må gjøre for å få gjort dette?

LES OGSÅ: Tør du å stille krav på arbeidsplassen?

Vær bevisst tidsbruken

Cecilie Thunem-Saanum holder kurs og foredrag om nettopp tid og tidsbruk, og har skrevet boken «tid til alt». Hun er enig i at mye unødig tidsbruk kunne vært unngått, men at vi bør være realistiske, og heller godtar at sånn er det av og til, og heller være bevisst på hvor vi kan og bør gi oss selv mer tid.

- En ting som er effektivt er at man legger inn tidsbuffere, mener hun.

De fleste av oss er tidsoptimister og ender derfor opp med å haste inn på neste møte fem minutter for sent, fordi telefonen ringte. Om du skal i et møte fra 11 til 12 så gjør du deg utilgjengelig fra kvart på 11 til kvart over 12. Da rekker du neste møte selv om forrige gikk litt over tiden eller du møter en kollega i gangen.

LES OGSÅ: Derfor er du sen hver morgen

Tre travle dager

Får du ofte panikk etter lunsj på tirsdag fordi du snart er midt i uken og det fortsatt står igjen oppgaver fra mandag?

Thunem-Saanum råder til å sette av tre travle dager hver uke. Jobber du mandag til fredag betyr det at mandag, tirsdag og onsdag er fullbooket. Skyv deadlines du har til fredag frem til onsdag og prøv å gjøre den første halvdelen av uka til møtedager.

- Så lar du kalenderen så langt det er mulig for torsdag og fredag stå pinlig tom, sier Thunem-Saanum.

Dermed har du en todagers buffer, som garantert kommer til fylles opp før torsdagen. Du rekker den fredagsdeadlinen og du slipper dårlig samvittighet i helgen.

LES OGSÅ: Slik får du orden i klesskapet

Kjenn deg selv

Det kan godt være lurt å unngå avbrytelser, men ifølge Thunem-Saanum er det ikke slik for alle.

- Noen får energi når de blir avbrutt og noen mister energi av det, sier hun.

Er du introvert kjenner du kanskje at du trenger tid til å reflektere over ting før du tar det opp i et møte? Du lader og henter best ny energi alene, og du vil helst ha en forvarsel før noen dukker opp ved plassen din.

Befinner du deg på den helt andre enden av skalaen får du kanskje energi av at noen avbryter deg og det hjelper deg kanskje med å reflektere bedre å kunne diskutere en sak.

- En annen ting det er verdt å ta hensyn til er kapasitet, sier Thunem-Saanum.

Hvor mye har du egentlig energi til? Vær realistisk og ikke sett av fire kvelder til på rad til aktiviteter om det tapper deg helt.

Thunem-Saanum erfarer dessuten mange fyller mye av den ekstra tiden med ting vi egentlig ikke trenger å gjøre. Vi liker å hjelpe andre og vil gjerne være ja-mennesker, men det er ikke alt som er like viktig, eller som blir verdsatt. Da gjelder det å prioritere.

- Prøv å se det store bildet. Hva vil jeg at ungene skal huske fra denne ferien?

LES OGSÅ: - De som jobber mye utover kvelden sover dårligere og er mer utsatt for helseplager

LISTESKRIVING: Lagre alle lister som kan brukes igjen. FOTO: NTB Scanpix
LISTESKRIVING: Lagre alle lister som kan brukes igjen. FOTO: NTB Scanpix Vis mer

Skriv lister om alt

Også forfatter og planleggingssekspert, danske Trine Kolding, som holder kurs for både ledere og foreldre som vil bruke tiden sin mer effektivt, mener mange av oss har mye å gå på. For eksempel kan en del konkrete grep spare mange barnefamilier for mye tid.

- Det første du må gjøre er å skape et overblikk. Når det er så mange ting å huske på så må du vite hvilke oppgaver som skal gjøres. Lister er da det beste som finnes; pakkelister, matpakkelister – alt.

Skriv ned hva som skal gjøres, hvem som skal hva og når. Alle lister som kan brukes igjen bør lagres – som handlelisten til julefrokosten som holdes hvert år.

- Det er som når du rydder – ting skal ha et sted å bo. Informasjonen skal ha et sted å bo, sier Kolding.

Videre bør arbeidsoppgavene hjemme fordeles godt. Skriv ned hva hver og en av dere gjør.

- Det er mange usynlige ting som gjøres hjemme, og ofte er det slik at én føler han eller hun gjør alt, påpeker Kolding.

Husarbeid er noe av det par krangler mest om. Med en ordentlig oversikt slipper dere å irritere dere over hverandre. Dere vet at ting blir gjort og dere vet at arbeidsoppgavene er rettferdig fordelt.

LES OGSÅ: Småbarnsforeldre trenger også egentid

Tilrettelegg for barna

Mange barn liker godt å hjelpe til hjemme, men det er ikke alltid så lett å vite hvordan.

- Mange kjøkken er innredet slik at de passer for voksne, og mange voksne tenker ikke over at barna kan ikke hjelpe til når de ikke har tilgang, mener Kolding.

Gjør det så enkelt som mulig, og lag også tegninger eller print ut symboler som minner dem på det som skal være gjort og hvor ting skal ligge. På skoler og i barnehager har alt et sted å bo, barna har hver sin knagg og alt er merket, og det kan være verdt å hente litt inspirasjon derfra.

TILRETTELEGG: Mange barn hjelper gjerne til hjemme. FOTO: NTB Scanpix
TILRETTELEGG: Mange barn hjelper gjerne til hjemme. FOTO: NTB Scanpix Vis mer

LES OGSÅ: Husarbeid: Dette kan du forvente at barna klarer i ulike aldre

Klarer du hele ukas matinnkjøp på 22 minutter?

- Når jeg handler for en hel uke, for en familie på fire, så tar det 22 minutter fra jeg går inn i butikken til jeg er ferdig, sier Kolding.

Lag systematiske innkjøpslister; skriv ned hva dere alltid kjøper, og som melk og brød, og det ekstra dere skal ha denne gangen. Sett det opp i en rekkefølge slik at du finner det kjapt i butikken; grønnsaker, frossenvarer, meierivarer og så videre.

- Du trenger ikke å handle inn til hele uka, men tenk alltid tre dager frem, råder Kolding.

Dette sparer deg ikke bare for tid, men gjerne også mye penger.

LES OGSÅ: Firebarnsmor: - Vi bruker bare 1000 kroner i uka på mat

Flere tids- og energisparende råd fra Thumen-Saanum:

  • Ei din egen tid: om du har dundrende hodepine eller ser at du har lagt opp et for tett program en dag så si ifra, men foreslå gjerne et alternativ til en annen tid. Da slipper du dårlig samvittighet.
  • Si ifra til kolleger eller eventuelt partneren hjemme om du kjenner at avbrytelser stjeler energi. Forteller at du gjerne vil vite om det på forhånd om de trenger en prat og at du trenger å fullføre ting før du retter energien din mot noe annet.
  • Unngå å bruke tid på å irritere deg over tekniske duppeditter eller dårlig Internett. Gjør noe annet når systemet henger.
  • Det er lov å logge seg helt av i blant. Gjør deg utilgjengelig og sett telefonen på flymodus.
  • Når det blir mye; ta et kvarter, en halvtime eller en dag om gangen.
  • Aktivitet og sunn mat er energigivende. Sett av tid til fysisk aktivitet og planlegg måltider.

LES OGSÅ: Har du aldri tid eller energi til å trene?

Til forsiden